一、为什么要有参考文献
在撰写学术研究的成果时，我们在文中都要提及他人的研究成果，这一过程叫做参考或引用。对于一篇学术论文来说，无疑论文的内容是最主要的，但从科研的规律来看，任何研究都是在前人研究的基础上进行的，所以，学术论文引用、参考、借鉴他人的科研成果，都是很正常的，而且是必需的。它表明作者对与本课题有关的国内外研究现状的了解程度，从中能够发现该课题目前的研究解决了什么问题？没解决什么问题？哪些问题是急需要解决的？哪些问题虽然重要但目前仍解决不了的？可能的前景是什么？等等。它也能说明作者是站在一个什么样的高度，以什么为起点进行研究的。如果没有一定的阅读量，就不能反映作者对本领域的研究动态的把握。因而，如实地呈现参考文献不仅表明作者对他人劳动的尊重与承认、对他人研究成果的实事求是的科学态度，也展示作者的阅读量的大小。如果论文中直接或间接地引用了他人的学术观点、数据、材料、结论等，而作者又没能如实地交待出处，则被认为是不道德的甚至会因此而被指控为“剽窃罪”。在国外，许多大学和学术团体，无论是学生提交的作业还是研究人员提交的研究报告、论文或专著对此都有明确的要求，否则将不予通过，甚至做严肃处理。因此，参考文献要求正确、准确地使用，不能把别人的成果据为己有，更不能随意更改。对于引用的文章内容，要忠实原文，不可断章取义、为我所用；不能前后矛盾、牵强附会；无论引用的是原文或者只是阐述了别人的观点，也无论所引用的材料是否已经公开出版，都要明白无误地表明出处。
其次，如实地规范地呈现参考文献也可为同一研究方向的人提供文献信息，使读者能清楚地了解作者对该问题研究的深度和广度。我们在阅读他人的研究成果时一方面获取他们的研究结论，另一方面也学习他们的研究方法和他们提供的研究信息，参考文献就是信息的最大来源。参考文献对于其他研究人员来说是一个资源，他们依此去获得更多的信息。因此，对作者来说，如实呈现参考文献是其严谨治学态度的体现；对编辑来说，参考文献则是一篇完整的学术论文必不可少的一个组成部分；而对于读者来说，参考文献就是认识问题的一扇窗户、一把钥匙，它便于读者查阅有关资料，进一步评价论文的学术水平及价值，启发读者的思维，便于开展学术争鸣。因此，参考文献是学术论文、研究报告、学术著作不可缺少的组成部分，不可随意“从略”，不可马虎了事或错误百出，否则将会使一篇质量和水平较高的论文逊色。
二、怎样呈现参考文献
参考文献的呈现方式有一定的规范，本文仅就目前较为普遍使用的哈佛体系（Harvard System）作一介绍。因为我们的学术研究中越来越多地参考英文文献，我们也通过在国外的刊物上发表我们的研究成果而使世界认识我们，这样我们就有必要熟悉它的要求并遵守其规范，否则当我们向国外的学术刊物投稿时，会由于参考文献的不合规范而不被录用，同时，也不能为国内外的读者提供进一步研究的信息。
哈佛参考文献注释体系起源于美国，20世纪50、60年代开始流行，尤其在物理学和自然科学研究领域使用最多，近年来社会科学中也开始流行。经过几十年的发展，哈佛体系已成为一种国际性的学术规范，因为它具备了灵活、简洁、清楚、对作者和读者来说都较为方便的特点。
哈佛注释体系（Harvard System），也叫“作者－日期法”(Author-date method)。根据哈佛体系，每一个引文，无论直接还是间接，都应分别在两处注明：在文中引用处注明；在全书或全文最后的参考书目（bibliography）处注明。
（一）在文中引用处的注释规范
1．当作者姓名在句子中自然出现时，给出作者姓和出版年份，将出版年份放在小括号内。比如，In a recent study Harvey (1993) argued that ...。
2．当作者姓名不在句子中自然出现时，姓和出版年份都放在括号中，比如，A recent study (Harvey, 1993) shows that…。
3．被引用的作者在同一年中出版了两部以上著作或发表了两篇以上的论文，用小写字母a.b.c等予以区别，放在年份后面，如，Johnson (1989a) discussed the subject…。
4．如果被引用著作有两位作者，要将两位作者的姓同时给出，如，Matthews and Jones (1992) have proposed that…。
5．如果有三位以上的作者，只给出第一位作者的姓，再用斜体写上et al.（等人），如，Wilson et al.(1993) conclude that…。
6．如果在文中直接引用其他作者，即原话照抄，并且引文不超过两行则直接插入文本中，用引号与文本隔开。英文文稿可以用单引号，也可用双引号，只要全文一致即可。还要在恰当的位置给出作者姓和出版年份以及页码。比如，Aitchison (1981), for example, points out that language is subject to change, and is not caused by “unnecessary sloppiness, laziness or ignorance”. 当直接引用的原话超过三行以上时，有的更确切地规定引文超过30个词时，引文须另起一行空格与正文分开，左边缩进，字号缩小或字体变化，不需用引号，在引文结束处将页码放入小括号内。比如，
Paine et al.(1983)added that good praise follows the “if-then” rule:
The “if-then rule” states that if the student is doing something you want
to encourage—something you want to see the student do again or do
more often in the future (and if you are sure that that is what the student
is doing)—then (and only then) you should praise the student for it(p.46).
（二）在书(文)后参考书目处的注释规范   
1．所有参考书目以作者姓名的字母顺序排列，一个作者有多本著作时，则按年份先后排列顺序，一个作者一年内有多本著作出版或论文发表，在年份后按月份先后加小写字母a. b. c.等加以区别。这样排列的好处是：只有一个按字母顺序排列的参考书目，便于读者查阅；整个文档不需要脚注；便于修改，即使是最后一刻要删去或增加某条注释，可随时增删，不需要重新排序；每个注释只在参考书目中出现一次，而无论它在文中被引用过几次。
2．参考书目信息应从书名页上获取而不是从封面获取。
3．每一项参考文献注释应包含一定的内容或要素（element），并按一定的顺序排列。
（1）著作的注释内容要素和顺序。
 作者姓，名的首字母大写.(出版年份).书名.出版地：出版商.
比如，White, R.( 1988). Advertising: What it is and How to do it. 2nd ed. London: McGrawhill.
 注意：英语人名书写的顺序一般为名在前，姓在后，比如，Mark Wolery, 和汉语正好相反。当姓放在名前面时，姓的后面紧跟逗号。换句话说，只要后面紧跟了逗号，说明逗号前面的就是姓，而不是名，比如，Wolery, M.。
（2）       同一著作中有多位作者时的要素和顺序。
作者姓，名的首字母大写.(出版年份).章节标题.In: 主编名首字母大写.姓，ed. 或者eds. 书名.再版著作注明版次.丛书注明卷次.出版地：出版商.出版年份.论文所在页码.
如，Wright, P.(1986). Reactions to an Ads contents versus judgments of Ads impact. In: J. Olsen, & K. Sentis, eds. Advertising and consumer psychology. Vol. 3. New York: Praeger, 1986, 108-117.
（3）学术期刊、学报参考文献注释要素和顺序。
作者姓，名的首字母大写.(出版或发行年份).论文题目.刊物名称. 总卷号（本期号）.页码。
如，Greco, A.J., & Swayne, L.D. (1992). Sales response of elderly customers to point-of-purchase advertising. Journal of Advertising Research, 32 (5), 43-63.
注意：多位作者时，作者与作者之间用逗号，名的首字母大写后用句号。
（4）学术会议论文集的注释要素和顺序。
作者姓，名首字母大写.(年份).论文题目In: 会议文集主编名首字母大写. 姓，ed. 或eds. 文集名，会议地点.时间.出版地：出版商.论文所在页码.
如果不是会议文集，而只是会议交流论文，则不必写出编者姓名和文集名，但要给出会议名称、具体的时间、地点。
如，Silver, K.（1989）. Electronic mail: the new way to communicate. In: D.I. Raitt, ed. 9th international online information meeting, London 3-5 December 1988. Oxford: Learned Information, 323-330.
（5）来自法人团体（如政府部门或其它机构）的参考文献注释。
文献颁布团体的名称.(年份).文献名.出版地：出版商.报告或文件号码。
如，Independent Television Commission.(1991). The ITC code of advertising standards and practice. London: ITC.
（6）网上信息或电子出版物参考文献注释。
现在越来越多的信息载体为电子出版物或国际互联网，特别是国际互联网上的信息素来以最快、最新著名，有些是一瞬即逝的，有些是不断更新，是变化着的信息。有些是仅仅发布在网上，并无印刷版文本。还有些没有准确的日期，很难分辨其创作的时间，这带来一个问题，既无法确认文献的新旧，难免有鱼目混珠的现象。所以在引用时一是要做一些辨伪工作，二是要如实给出详细的检索信息和网址以及下载时间。其规范如下：
作者姓，名首字母大写.(日期).题目.[在线]. (编辑、版次). 出版地: 出版商. 网站名: [下载时间].
如，Holland, M. (1996). Harvard system [online]. Poole, Bournemouth University. Available from: http://www.fys.uio.no/hovedfag/skriving/harv.html#Electronic%20%20material% 20-%20following%20the%20Harvard.
如果没有在网上发布的时间，则不必标明，但无论如何一定要给出下载时间。
（三）英文脚注规范
对于一本著作而言，如果将所有的注释都放在书后的参考书目里，尤其是当一本书很厚的时候，读者要参考很不方便。所以，尽管哈佛体系不主张使用脚注，很多出版机构还是采用，其方法是在文中引用处用数字表明序号，在当前页下方用一条线与正文隔开，按每页上注释顺序逐一做注。这一点，可使用word文档的自动格式。注释的具体规范如下：
（1）著作。
作者姓名，书名（用斜体或下划线）,（出版地和出版年份）,页码.
如，James Barrett, The Great Southern Railway, (Dublin, 1982), p.3.
（2） 论文.
作者姓名，题目（用引号），in 刊物名称（用斜体或下划线），卷次（年份），页码.
如，Jennifer Ryan, “Management Marketing: a case study of Grafton Printers plc”, in The Irish Marketing Journal, Vol. 3 (December 1998), p. 12.
（3）论文集。
作者姓名，题目（用引号），in编者姓名（ed），文集名（下划线或斜体），出版地和出版时间（放入括号），页码.
如，Howard Lemontree, “Discourse  Markers” in Joseph Keyes (ed), Discourse across Varieties, (Oxford, 1980), p. 45.
（4）重复脚注.
当文中连续两次或多次引用同一文献的资源时，第一次引用时按上面规范，同一页上第二次引用同一本书或同一篇论文时，用ibid, 页码。Ibid中文意思是“同上”。
三、结束语
总之，参考文献的注释规范是学术研究人员应共同遵守的行为准则，目前全球各种语言的注释规范不尽统一，仅英文的注释规范就有哈佛体系（Harvard system）、英国标准（British Standard BS 5605）、APA（The American Psychological Association）方式、MHRA（The Modern Humanities Research Association ）方式、MLA（The Modern Language Association）方式等。无论使用哪种注释，重要的是在一篇文献里前后应保持一致。即使是哈佛体系，在使用时也有变化，比如在参考书目处作者姓和名的首字母缩写之后的出版日期，有的就用小括号，而有的却不用；对于期刊和论文集中收集的论文题目，有的用单引号，有的却用双引号；当一本书有多位作者时有的给出最多两位作者的姓，有的却给出最多三位作者的姓。另外，有些学术刊物也有自己的注释规范，当我们要想投稿时，还要注意特定刊物的具体要求。但无论怎么注释，最基本的一条是必须有注释，否则，就不仅仅是学术规范问题，而成为学术道德问题了。