永森制果公司是日本一家颇有规模的食品生产企业。1985年9月,公司连续收到了几封内容相同的恐吓信。信中宣称:凡永森公司的制品,都有可能被换成有毒食品。在永森公司收到这些恐吓信的同时,一些大众传播媒介也收到了内容相同的信件。当这些信件在大众传播媒介上公布后,立刻在整个日本引起了极大的震惊和恐慌。一时间,消费者不敢问津永森产品,一些长期经销永森产品的经销商、批发商和零售商,纷纷要求解除同永森公司的合同,银行机构也决定终止对永森公司的贷款,永森公司股票的市面价格一落千丈。这一切,使永森公司陷入了生死存亡的境地。
面对这一突如其来的打击,永森公司很快制定了三项应急措施:
第一,设置了以公司总裁为首的对策本部,明确制定了4项处理原则。
①把消费者的安全放在第一位;
②要求公司全体同仁与公司共存亡;
③积极协助警方开展侦破工作;
④不排除避开警方与恐吓者达成私下交易。
第二,决定由公司的副总裁担任对外新闻发言人,利用各种新闻媒介,公开披露事件的真相,并以记者招待会的形式,发布与事件有关的各类消息,以求得舆论界的支持与合作。
第三,对于本部员工,让他们尽可能多的了解事件的真相和全貌,对外统一宣传的口径。公司对策本部每天都以“本部通令”的形式,将公司的各项决策与指示以及各种情况和信息通过传真机迅速地发送给各地的分公司及产品的销售点,让全体员工及时了解情况及发展趋势,以统一公司内部的行动,加强公司的内部团结。
在制定了上述三项应急对策之后,首先得到了一个明显的效果,就是公司内部在处理事件方面有了明确分工,办事效率大大提高。内部的局面很快就稳住了,公司的凝聚力达到了空前的高度,强化了公司内部职工与公司密切合作、共度危机的意识。
到了10月份,有毒的永森食品终于在东京的超级市场上露面,永森恐吓事件进入了白热化阶段。针对这一情况,公司广报部协同对策本部一起工作,决定将超级市场上的所有永森产品一律撤掉,动员职工及其家属开展街头销售活动,留给消费者一份纯清的永森食品。同时,广报部进一步加强了宣传攻势,努力向社会各界陈述了这样一个事实,即倘若永森公司由此倒闭的话,那么今后此类犯罪活动就会频繁发生,这将危及到其他企业的安全和社会的安全,后果不堪设想。这种宣传获得了极大的收效,引起了社会舆论对永森公司的同情、理解和支持。同时,也使日本政府及各界公开表示全力支持永森公司与恐吓者的斗争。一些社会团体和组织纷纷行动起来,开展了声援永森公司的运动,永森的职工们也自觉地加入了这一强大的支援行动。
终于,在强大的舆论压力下,在永森公司全体员工上下一致,团结抗争精神的震撼下,恐吓者不得不登报宣告:永森恐吓终结。
以上案例说明,在企业的公关实践活动中常常会遇到一些突发事件,这些事件往往会对企业的生死存亡产生相当的影响。永森公司在处理这一紧急事件当中,能移临危不乱,有条不紊地采取有效措施。在控制对外舆论的同时,注意对内人心的掌握,开展积极有效的公关活动。正是这种在危急时刻表现出来的团结精神,才把永森公司从死亡线上拯救了出来。
在现代公关中,内部公关越来越受到人们的重视。内部公众指组织内部沟通、传播的对象。内部公众既是内部公共关系工作的对象,又是外部公关工作的主体,是与组织自身相关性最强的一类公众对象。内部公众对公共关系来说是一种特别重要的公众。公共关系要树立社会组织的良好形象,需要通过自身成员的认可和支持来增强内聚力;通过全员公共关系来增强外张力。因此,同内部公众协调关系,是公共关系中最重要的环节之一。
紧急事件发生后,往往使组织处于危急关头,因而,无论危机发生在内部还是外部,都要首先协调好内部公众关系,使内部公众与组织始终处于相互理解、同心协力对付危机的状态。
危机出现后,在了解事件全貌的基础上,要迅速采取一系列行之有效的组织内部对策:
第一,根据危机的程度,迅速成立处理事件的专门机构。由本组织一名主要负责人任机构领导,公关部汇同各有关职能部门人员组成有权威性、有效率的工作班子。迅速而准确地把握事态的发展,制定处理事件的基本方针和基本对策。
第二,把事件发生的情况和组织的对策通告全体职工,使大家统一口径,同心协力,共渡难关。
第三,本企业员工如有伤亡,妥善安排好受伤人员,及时通知死伤者家属,并提供一切必要条件和所需服务,满足员工家属的探视或吊唁及其他合理要求,还要组织周到的医疗工作和抚恤安慰工作,安抚有关各方人员,以争取家属的理解和支持,防止新的危机出现。
第四,如果是不合格产品引起的危机,应立即收回不合格产品,或立即组织检修队伍,对不合格产品逐个检验,通知销售部门立即停止出售。然后详细追查原因,立即加以改进。
第五,如属外部事件,立即组织队伍参与抢救,维持或应急服务工作。
第六,奖励处理事件的有功人员;处罚事件的责任者。并通告有关各方。
俗语说:“众心齐,泰山移”,员工是企业的真正财富,缺少主动的员工,再强大的组织也无法发挥其应有的效率。内部公众是组织安渡危机的基石。例如AEL公司是一家研制高级电子产品的高科技企业。外界谣传该公司的产品是专为一种新式武器研制的,以致很多公众舆论对该公司持批评态度。他们了解到很多谣传源于家属之口,所以,这个公司决定重点对这些家属开展公关活动。
公司首先印制了介绍公司技术和产品的简明手册,要求每一个员工都充分了解手册上的内容。然后公司又分批写信邀请员工的家属到企业来参观,参观活动由公关人员组织,但是具体的情况介绍,则均由各部门的员工们做。
家属们亲眼看到公司的先进设备,良好工作环境和认真工作的员工,亲耳听到自己的亲人介绍公司产品如何有益于大众的生活,对公司有一个较客观全面的了解。
最后,公司又组织部分家属座谈,并邀请报社、电视台的记者旁听,家属们从多方面提出问题,公司经理当场做出认真回答。这项活动使家属们和新闻记者们十分满意。
这一系列的公关活动终于产生了效果,员工家属们成了公司的义务游说人,广泛地向外界介绍公司的情况,报界也逐步改变语调,开始较客观地报道和评论这家公司了。